專利名稱：員工出差用的電子表單處理系統的制作方法
技術領域：
本發明是有關于一種員工出差用的電子表單處理系統，更特別地是有關于種能節省人工作業以降低成本的員工出差用的電子表單處理系統。
目前，以上所述的流程大都是以人工作業方式完成。然而，由于該等流程是屬于常規性作業，因此，若耗費人力資源來處理如此的作業的話實屬浪費。這對于規模越大的公司越重要。再者，人工作業方式存在的缺點為效率差而且容易產生錯誤。
本發明的內容據此，由于目前一般的公司皆架設有內部網絡，因此，一種能配合內部網絡以節省人工作業、降低成本的員工出差用的電子表單處理系統是有必要的。
本發明的目的是為提供一種能節省人工作業，以降低成本的員工出差用的電子表單處理系統。
根據本發明的特征，一種員工出差用的電子表單處理系統，其適于與公司的內部網絡配合一起使用，該電子表單處理系統包含一輸入裝置，其是用以輸入有關申請出差的員工的出差人員資料，及有關出差時點資料；至少一資料庫，其是用以儲存整個公司的員工資料及對應的代理人的代理人資料；及一資料處理單元，其是用以接收該出差人員資料和該出差時點資料，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，根據該代理人資料以電子郵件方式把該出差人員資料與該出差時點資料通知對應的代理人。
本發明該資料庫更儲存整個公司的員工所對應的主管的主管資料，且其中，該輸入裝置更是用以輸入有關申請出差的員工的出差原因資料，該資料處理單元根據該主管資料以電子郵件方式把該出差人員資料、出差時點資料、出差原因資料及代理人資料傳輸至該申請出差的員工主管，并且等待該主管決定該申請出差的員工的出差是否被核準；該資料處理單元在決定該中請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至會計部門作業系統作進一步的處理；該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至證照部門作業系統借作進一步的處理；該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至人事部門出勤作業系統作進一步的處理；該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至出差地的相關部門作業系統借作進一步的處理。
本發明的其他優點、目的及特征，能夠通過以下配合附圖的本案較佳實施例的詳細說明來獲得進一步了解，其中本發明是適于與公司的內部網絡結合一起使用。
本發明的具體實施方式
請參閱
圖1所示，本發明員工出差用的電子表單處理系統的較佳實施例被顯示。該電子表單處理系統大體上包含一輸入裝置1、一第一資料庫2、一第二資料庫3、及一資料處理單元4。
該輸入裝置1可以是為像鍵盤、滑鼠、手寫輸入裝置等一般適于把有關申請出差的員工的姓名與編號的資料的出差員工資料及有關申請出差的員工的出差日期與地點的出差時點資料輸入的輸入裝置。
該第一資料庫2是用以儲存整個公司的包括員工的姓名與編號及其對應的代理人姓名與編號的代理人資料。
該第二資料庫3是用以儲存整個公司的包括員工的姓名與編號及其對應的主管的姓名與編號的主管資料。
該資料處理單元4是連接至該輸入裝置1、該第一資料庫2及該第二資料庫3。該資料處理單元4亦連接至人事部門出勤作業系統5、會計部門作業系統6、證照處理部門作業系統7、及出差地的相關部門作業系統8。
請配合參閱圖2所示，當員工要申請出差時，是首先于步驟S1利用該輸入裝置1把申請出差的員工的出差人員資料、出差時點資料及為何要出差的出差原因資料輸入。
接著，該資料處理單元4是于步驟S2從該第一資料庫2擷取申請出差的員工的對應的代理人姓名與編號的代理人資料及從該第二資料庫3擷取申請出差的員工的對應的主管的姓名與編號的主管資料。
然后，于步驟S3中，該第一資料處理單元4根據該主管資料產生電子郵件，通知申請出差員工的主管，有關該出差人員資料、出差時點資料、出差原因資料及代理人資料，并且等待該主管的決定。
當主管于步驟S4中決定不同意該申請出差的員工的出差申請時，該資料處理單元4是于步驟S5產生電子郵件通知申請出差的員工；否則，該資料處理單元4于步驟S6產生電子郵件通知申請出差的員工出差申請已獲準。該資料處理單元4是于步驟S6中更產生電子郵件通知申請出差的員工的代理人及把該出差人員資料及該出差時點資料傳輸至各相關部門作業系統，以利各相關部門的后續處理。例如，把出差人員資料及出差時點資料傳輸至該人事部門出勤作業系統5以利人事部門統計出差員工數目及避免誤把出差員工視為曠職。會計部門作業系統6則處理出差費用的預支作業及自動追蹤出差后的報銷作業。證照處理部門作業系統7處理出差人員的證照申辦與交通工具的安排。而出差地的相關部門作業系統8則是處理出差人員出差當地事宜。由于該人事部門出勤作業系統5、會計部門作業系統6、證照處理部門作業系統7、及出差地的相關部門作業系統8的詳細流程與本案無關，其的詳細說明于此恕不贅述。
通過以上的構造，當申請出差的員工把相關的資料輸入后，便可繼續處理工作，直到系統通知其的申請是否獲得同意，以及各相關部門處理完成后的通知，而毋須各部門一一追蹤處理，省時省力。
惟以上所述僅為本發明的較佳實施例而已，大凡熟悉此項技藝的人士依照本發明的精神所作成的各種變化與修飾，仍應包括于本案申請專利范圍。
權利要求
1.一種員工出差用的電子表單處理系統，其適于與公司的內部網絡配合一起使用，其特征在于該電子表單處理系統包含一輸入裝置，其是用以輸入有關申請出差的員工的出差人員資料及有關的出差時點資料；至少一資料庫，其是用以儲存整個公司的員工資料及對應的代理人的代理人資料；一資料處理單元，其是用以接收該出差人員資料和該出差時點資料，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，根據該代理人資料以電子郵件方式把該出差人員資料與該出差時點資料通知對應的代理人。
2.如權利要求1所述的電子表單處理系統，其特征在于該資料庫更儲存整個公司的員工所對應的主管的主管資料，且其中，該輸入裝置更是用以輸入有關申請出差的員工的出差原因資料，該資料處理單元根據該主管資料以電子郵件方式把該出差人員資料、出差時點資料、出差原因資料及代理人資料傳輸至該中請出差的員工主管，并且等待該主管決定該申請出差的員工的出差是否被核準。
3.如權利要求1所述的電子表單處理系統，其特征在于，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至會計部門作業系統作進一步的處理。
4.如權利要求1所述的電子表單處理系統，其特征在于，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至證照部門作業系統借作進一步的處理。
5.如權利要求1所述的電子表單處理系統，其特征在于，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至人事部門出勤作業系統作進一步的處理。
6.如權利要求1所述的電子表單處理系統，其特征在于，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，更把該出差人員資料和該出差時點資料傳輸至出差地的相關部門作業系統借作進一步的處理。
全文摘要
一種員工出差用的電子表單處理系統，其是適于與公司的內部網絡配合一起使用，該電子表單處理系統包含一輸入裝置，其是用以輸入有關申請出差員工的出差人員資料及有關的出差時點資料；至少一第一資料庫，其是用以儲存整個公司的員工資料及對應的代理人的代理人資料；及一資料處理單元，其是用以接收該出差人員資料和該出差時點資料，該資料處理單元在決定該申請出差的員工的出差被核準時，根據該代理人資料以電子郵件方式把該出差人員資料與該出差時點資料通知對應的代理人。
文檔編號G06F17/30GK1397898SQ0112031
公開日2003年2月19日 申請日期2001年7月18日 優先權日2001年7月18日
發明者盧靜儀, 簡正輝, 周業棣, 田芳瑜, 張偉民, 葉惠玉, 許慧玲 申請人:金寶電子工業股份有限公司