桌面型文件流轉管理系統及方法
【專利摘要】本發明涉及文檔自動化管理設備【技術領域】，具體的說是一種桌面型文件流轉管理系統及方法，其特征在于設有上位機、至少一個文件管理器、至少一個文檔柜，其中文檔柜上設有本地控制機構，本地控制機構與上位機完成數據溝通，所述文檔柜上設有控制器、電源電路、用于將所采集信息上傳至上位機的通信電路、紅外傳感機構、溫濕度監控機構、用于采集射頻編碼信息的射頻識別機構以及用于實現柜門開閉的柜門開閉控制機構，其中電源電路、通信電路、紅外傳感機構、溫濕度監控機構、射頻識別機構以及柜門開閉識別機構分別與控制器相連接，柜體內存放的文檔上設有射頻標簽，相對于現有技術，具有體積小、對文件流轉追蹤準確、安全性高等優點。
【專利說明】桌面型文件流轉管理系統及方法

【技術領域】
[0001]本發明涉及文檔自動化管理設備【技術領域】，具體的說是一種基于射頻識別技術的體積小、對文件流轉追蹤準確、安全性高的桌面型文件流轉管理系統及方法。

【背景技術】
[0002]眾所周知，保密工作肩負著保安全、保發展、促和諧的重要使命，任務光榮，責任重大。加大保密技術設備投入，加強保密設施裝備建設是應對高技術竊密手段的迫切需要，也是增強保密技術防范能力、實現保密工作現代化的重要舉措。一直以來，涉密文檔采用傳統的條碼掃描的方式進行管理，這種方式決定的離線式借閱、離線式存儲等存在種種弊端，給非法人員攜帶涉密文件外出制造機會，使得重要信息外泄，給單位涉密文件管理帶來極大不便。目前涉密文件大都在普通辦公抽屜或保險柜中存放，或在專有資料室存放。在普通辦公抽屜中存放安全級別比較低；在保險柜中存放又不能實時監控，對于文件是否實時存在，是否有人曾經查閱過等無法監控到；在專有資料室存放一是增加人力、資源成本，二是流通不便。
[0003]RFID技術作為新一代物品跟蹤與信息識別技術，可以實現文件實體的實時在線式監管，使高效安全閉環的涉密文件管理新模式的建立成為可能，并具有其他方式無可比擬的優越性。如文獻CN102799980A公開的一種基于RFID的密件流轉管理系統及密件，其通過將涉密文件存入專用文件夾，專用文件夾上設有RFID標簽，然后使用RFID識別器將對應的密件信息錄入密件管理系統，通過在使用過程中追蹤文件夾上的RFID標簽信息獲得文件流轉途徑并對文件流轉進行管理，其主要包括設有RFID標簽的文件夾，軟件控制的服務平臺，帶有RFID識別器的保險柜。
[0004]上述技術方案存在以下缺點:(I)多份設有RFID標簽的文件夾在柜體內容易發生重疊，導致誤讀、漏讀；(2)采用密碼組的方式進行文件與人員的綁定，如果有人密碼泄露就會造成無法追蹤文件的去向，資料追查的責任不清，存在一定的安全隱患；(3)僅通過密碼確定能否打開柜門，權限全在密碼上，軟件平臺對文件的管控實時性和管控力度不夠，存在較大的安全隱患；(4)該方案文件對于文件權限管理不夠具體，某一個人打開文件柜后就能查看文件柜中的所有文件，而不能針對每份文件設置權限。(5)該方案缺少確認流程，有密碼就可以打開柜門，就能查看文件中的所有文件，而此時其他人是不知情的，存在管理上的缺陷。


【發明內容】

[0005]本發明針對現有技術中存在的缺點和不足，提出了一種基于射頻識別技術的體積小、對文件流轉追蹤準確、安全性高的桌面型文件流轉管理系統及方法。
[0006]本發明可以通過以下措施達到:
一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于設有上位機、至少一個文件管理器、至少一個文檔柜，其中文檔柜上設有本地控制機構，本地控制機構與上位機完成數據溝通，所述文檔柜上設有控制器、電源電路、用于將所采集信息上傳至上位機的通信電路、用于檢測文件存/取動作的紅外傳感機構、用于檢測柜體環境的溫濕度監控機構、用于采集射頻編碼信息的射頻識別機構以及用于實現柜門開閉的柜門開閉控制機構，其中電源電路、通信電路、紅外傳感機構、溫濕度監控機構、射頻識別機構以及柜門開閉識別機構分別與控制器相連接，柜體內存放的文檔上設有射頻標簽。
[0007]本發明所述文檔柜上還設有與控制器相連接的報警器，當文檔柜上的相關機構發生異常，控制器通過報警器向外送出報警信號；所述文檔柜上還設有與控制器相連接的顯示輸出機構，所述顯示輸出機構包括顯示電路和固定在柜體外側的液晶屏，控制器經顯示電路與液晶屏相連接；文檔柜上所述紅外傳感機構設有對射式紅外傳感器，安裝在柜體內壁上，用于檢測是否發生文件存/取操作，并將檢測信息反饋給控制器；所述溫濕度監控機構設有分別與控制器相連接的溫度傳感器、濕度傳感器，用于采集柜體內的溫度數據和濕度數據，并將所采集數據反饋至傳感器；所述柜門開閉識別機構設有控制信號端與控制器相連接的指紋密碼鎖以及電控鎖緊機構。
[0008]本發明所述文件管理器設有微處理器、與微處理器相連接的用于對文檔上粘附的射頻標簽進行讀寫操作的射頻讀寫器、與微處理器相連接的用于將射頻讀寫操作獲得數據上傳至上位機的通信電路，其中文件管理器經通信電路與上位機相連接。
[0009]本發明還設有至少一個本地監控器，所述本地監控器可以為與上位機實現數據溝通的PC機，用于顯示輸出當前系統工作狀態以及文件流轉信息，本地監控器可以經局域網與上位機相連接。
[0010]本發明還設有至少一個移動監控器，所述移動監控器設有GSM通信模塊以及GPRS模塊，用于實現與上位機的數據溝通，遠程獲得上位機送出的系統工作狀態數據以及文件流轉信息。
[0011]本發明還提出了一種基于上述系統的文件流轉管理方法，其特征在于包括以下步驟:
步驟1:通過文件管理器完成文檔信息錄入:將射頻標簽粘貼在文檔上，使射頻標簽對文檔進行標記，通過文件管理器中的射頻讀寫器讀取文檔上的射頻標簽，并將讀取信息上傳至上位機；
步驟2:文件歸檔，將完成信息錄入后的文件放入文檔柜，具體為操作人通過指紋刷取開啟文檔柜上的指紋密碼鎖，密碼鎖采集到指紋信息，經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機將其與數據庫中的權限進行比對，若操作人具有操作權限，則上位機向柜體的控制器下發開門指令，控制開啟柜門，操作人將文件放入柜體，在放入的過程中觸發紅外傳感器，該觸發結果反饋至柜體上的控制器，控制器控制射頻識別機構對文檔柜內射頻標簽進行檢測，并將檢測結果上傳至上位機，上位機確認并記錄該文件已放入文件柜，上位機向本地監控器或移動監控器發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機向柜體上的控制器下發報警提示命令，控制器通過液晶屏和報警器向外輸出報警信號，與此同時上位機向本地監控器或移動監控器發送操作失敗提示信息；
步驟3:文件盤點，在柜門關閉狀態下，上位機按照每秒I次的頻率查詢各個文檔柜的狀態，包括文檔柜在線狀態、內部溫濕度、紅外狀態、柜門開關狀態，如果狀態都正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果有狀態不正常則上位機通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理；
上位機按照每10秒的頻率查詢各個文檔柜中的文件狀態，將查詢結果與上位機內存儲信息進行比對，如果文件狀態正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果文件狀態不正常則進行報警、提示處理；
上位機定時對各文檔柜進行狀態檢測，且其數據傳輸為密文傳輸，當文檔柜因故障或人為嚴重破壞后，該文檔柜的狀態返回就沒有，此時上位機即可判斷到該文檔柜斷網，從而通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理；
步驟4:取閱文件，操作人員到文件柜刷取指紋，指紋密碼鎖采集到指紋信息并經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機根據數據庫中的權限進行比對，若操作人有操作權限，則上位機下發開門指令給柜體上的控制器，柜體上的控制器控制開關打開柜門，打開柜門后，操作者拿去所需文件，文件被取走后觸發紅外傳感器，該信號被柜體上的控制器捕獲，柜體上的控制器控制射頻讀寫機構檢測射頻標簽，并將檢測信息發送給上位機，上位機根據當前標簽信息和之前標簽信息對比，可判斷出本次取出文件為哪份文件并做記錄，上位機向移動終端平臺發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機下發報警提示命令給柜體上的控制器，柜體上的控制器通過液晶顯示屏和報警器進行報警提示，上位機向移動終端平臺發送操作失敗提示信息，同時上位機進行報警提示。
[0012]本發明步驟3中當取用文件的操作人員無權限時，可以通過移動監控器向上位機發送申請新號，如果申請被批準，則操作人員可以獲取查閱權限，可以到文件柜中取閱文件，其過程與正常文件取閱過程相同；若申請不被批準，則該操作過程會被記錄，并由上位機控制移動終端平臺發送提示信息，且上位機進行報警提示。
[0013]本發明與現有技術相比，能夠有效管理涉密文檔、完成對涉密文檔追蹤管理。
[0014]【專利附圖】

【附圖說明】:
附圖1是本發明的結構框圖。
[0015]附圖2是本發明中文檔柜的結構示意圖。
[0016]附圖3是本發明中文檔柜中射頻識別機構的結構框圖。
[0017]附圖標記:上位機1、文件管理器2、文檔柜3、本地監控器4、移動監控器5、對射式紅外傳感器6、控制器7、溫度傳感器8、濕度傳感器9、指紋密碼鎖10、報警器11、液晶屏12、射頻天線13、微控芯片14、諧振電路15、調制電路16、放大電路17、功率分配電路18、檢波電路19、解碼電路20。
[0018]【具體實施方式】:
下面結合附圖對本發明作進一步的說明。
[0019]如附圖1所示，本發明提出了一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于設有上位機1、至少一個文件管理器2、至少一個文檔柜3，其中文檔柜3上設有本地控制機構，本地控制機構與上位機I完成數據溝通，如附圖2所示，所述文檔柜3上設有控制器7、電源電路、用于將所采集信息上傳至上位機的通信電路、用于檢測文件存/取動作的紅外傳感機構、用于檢測柜體環境的溫濕度監控機構、用于采集射頻編碼信息的射頻識別機構以及用于實現柜門開閉的柜門開閉控制機構，其中電源電路、通信電路、紅外傳感機構、溫濕度監控機構、射頻識別機構以及柜門開閉識別機構分別與控制器7相連接，柜體內存放的文檔上設有射頻標簽； 所述文檔柜3上還設有與控制器7相連接的報警器11，當文檔柜上的相關機構發生異常，控制器7通過報警器11向外送出報警信號；所述文檔柜3上還設有與控制器7相連接的顯示輸出機構，所述顯示輸出機構包括顯示電路和固定在柜體外側的液晶屏12，控制器7經顯示電路與液晶屏12相連接；
如附圖3所示，文檔柜3上設有的射頻識別機構包括與控制器7相連接的射頻讀寫電路，以及與射頻讀寫電路相連接的射頻天線13，其中設有兩個射頻天線13，射頻天線13的線圈分別固定在文檔柜3柜體內兩側，所述射頻讀寫電路設有微控芯片14、諧振電路15、調制電路16、放大電路17、功率分配電路18、檢波電路19、解碼電路20，其中微控芯片14采用單片機，微控芯片14分別與調制電路16的控制端、解碼電路20相連接，諧振電路15、調制電路16、放大電路17依次串聯后輸出端與功率分配電路18的輸入端相連接，功率分配電路18為一路輸入兩路等大功率輸出的功率分配電路，檢波電路19的輸入端與功率分配電路18的輸入端相連接，解碼電路20的輸入端與檢波電路19的輸出端相連接，所述功率分配電路18的兩路輸出端分別接有射頻天線13 ；
如附圖2所示，文檔柜3上所述紅外傳感機構設有對射式紅外傳感器6，優選設有兩對對射式紅外傳感器6，分別裝在柜體靠近柜門的兩側壁上，當發生文件存/取時，對射式紅外傳感器6會被遮擋，從而用于檢測是否發生文件存/取操作，并將檢測信息反饋給控制器7 ;所述溫濕度監控機構設有分別與控制器7相連接的溫度傳感器8、濕度傳感器9，用于采集柜體內的溫度數據和濕度數據，并將所采集數據反饋至傳感器；
所述柜門開閉識別機構設有控制信號端與控制器7相連接的指紋密碼鎖10以及電控鎖緊機構，所述指紋密碼鎖10設有指紋識別模塊和柜門狀態檢測模塊，模塊型號為ZMF206，其主要性能參數為:指紋圖像錄入時間:< 1.0秒；窗口面積:14 X 18 mm;匹配方式:比對方式(1:1)和搜索方式(1:N);特征文件:256字節；模板文件:512字節；存儲容量:1000枚；安全等級:五級(從低到高:1、2、3、4、5);認假率(FAR):< 0.001% (安全等級為3時)；拒真率(FRR):< 1.0% (安全等級為3時)；搜索時間..< 1.0秒(1:500時，均值)。
[0020]本發明所述文件管理器2設有微處理器、與微處理器相連接的用于對文檔上粘附的射頻標簽進行讀寫操作的射頻讀寫器、與微處理器相連接的用于將射頻讀寫操作獲得數據上傳至上位機I的通信電路，其中文件管理器2經通信電路與上位機I相連接。
[0021]本發明還設有至少一個本地監控器4，所述本地監控器4可以為與上位機實現數據溝通的PC機，用于顯示輸出當前系統工作狀態以及文件流轉信息，本地監控器4可以經局域網與上位機I相連接。
[0022]本發明還設有至少一個移動監控器5，所述移動監控器5設有GSM通信模塊以及GPRS模塊，用于實現與上位機I的數據溝通，遠程獲得上位機I送出的系統工作狀態數據以及文件流轉信息。
[0023]本發明還提出了一種基于上述系統的文件流轉管理方法，其特征在于包括以下步驟:
步驟1:通過文件管理器完成文檔信息錄入:將射頻標簽粘貼在文檔上，使射頻標簽對文檔進行標記，通過文件管理器中的射頻讀寫器讀取文檔上的射頻標簽，并將讀取信息上傳至上位機； 步驟2:文件歸檔，將完成信息錄入后的文件放入文檔柜，具體為操作人通過指紋刷取開啟文檔柜上的指紋密碼鎖，密碼鎖采集到指紋信息，經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機將其與數據庫中的權限進行比對，若操作人具有操作權限，則上位機向柜體的控制器下發開門指令，控制開啟柜門，操作人將文件放入柜體，在放入的過程中觸發紅外傳感器，該觸發結果反饋至柜體上的控制器，控制器控制射頻識別機構對文檔柜內射頻標簽進行檢測，并將檢測結果上傳至上位機，上位機確認并記錄該文件已放入文件柜，上位機向本地監控器或移動監控器發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機向柜體上的控制器下發報警提示命令，控制器通過液晶屏和報警器向外輸出報警信號，與此同時上位機向本地監控器或移動監控器發送操作失敗提示信息；
步驟3:文件盤點，在柜門關閉狀態下，上位機按照每秒I次的頻率查詢各個文檔柜的狀態，包括文檔柜在線狀態、內部溫濕度、紅外狀態、柜門開關狀態，如果狀態都正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果有狀態不正常則上位機通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理；
上位機按照每10秒的頻率查詢各個文檔柜中的文件狀態，將查詢結果與上位機內存儲信息進行比對，如果文件狀態正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果文件狀態不正常則進行報警、提示處理；
上位機定時對各文檔柜進行狀態檢測，且其數據傳輸為密文傳輸，當文檔柜因故障或人為嚴重破壞后，該文檔柜的狀態返回就沒有，此時上位機即可判斷到該文檔柜斷網，從而通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理；
步驟4:取閱文件，操作人員到文件柜刷取指紋，指紋密碼鎖采集到指紋信息并經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機根據數據庫中的權限進行比對，若操作人有操作權限，則上位機下發開門指令給柜體上的控制器，柜體上的控制器控制開關打開柜門，打開柜門后，操作者拿去所需文件，文件被取走后觸發紅外傳感器，該信號被柜體上的控制器捕獲，柜體上的控制器控制射頻讀寫機構檢測射頻標簽，并將檢測信息發送給上位機，上位機根據當前標簽信息和之前標簽信息對比，可判斷出本次取出文件為哪份文件并做記錄，上位機向移動終端平臺發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機下發報警提示命令給柜體上的控制器，柜體上的控制器通過液晶顯示屏和報警器進行報警提示，上位機向移動終端平臺發送操作失敗提示信息，同時上位機進行報警提示。
[0024]本發明步驟3中當取用文件的操作人員無權限時，可以通過移動監控器向上位機發送申請新號，如果申請被批準，則操作人員可以獲取查閱權限，可以到文件柜中取閱文件，其過程與正常文件取閱過程相同；若申請不被批準，則該操作過程會被記錄，并由上位機控制移動終端平臺發送提示信息，且上位機進行報警提示。
[0025]本發明與現有技術相比，能夠有效管理涉密文檔、完成對涉密文檔追蹤管理。
【權利要求】
1.一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于設有上位機、至少一個文件管理器、至少一個文檔柜，其中文檔柜上設有本地控制機構，本地控制機構與上位機完成數據溝通，所述文檔柜上設有控制器、電源電路、用于將所采集信息上傳至上位機的通信電路、用于檢測文件存/取動作的紅外傳感機構、用于檢測柜體環境的溫濕度監控機構、用于采集射頻編碼信息的射頻識別機構以及用于實現柜門開閉的柜門開閉控制機構，其中電源電路、通信電路、紅外傳感機構、溫濕度監控機構、射頻識別機構以及柜門開閉識別機構分別與控制器相連接，柜體內存放的文檔上設有射頻標簽。
2.根據權利要求1所述的一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于所述文檔柜上還設有與控制器相連接的報警器，當文檔柜上的相關機構發生異常，控制器通過報警器向外送出報警信號；所述文檔柜上還設有與控制器相連接的顯示輸出機構，所述顯示輸出機構包括顯示電路和固定在柜體外側的液晶屏，控制器經顯示電路與液晶屏相連接；文檔柜上所述紅外傳感機構設有對射式紅外傳感器；所述溫濕度監控機構設有分別與控制器相連接的溫度傳感器、濕度傳感器；所述柜門開閉識別機構設有控制信號端與控制器相連接的指紋密碼鎖以及電控鎖緊機構。
3.根據權利要求1所述的一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于所述文件管理器設有微處理器、與微處理器相連接的用于對文檔上粘附的射頻標簽進行讀寫操作的射頻讀寫器、與微處理器相連接的用于將射頻讀寫操作獲得數據上傳至上位機的通信電路，其中文件管理器經通信電路與上位機相連接。
4.根據權利要求1所述的一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于設有至少一個本地監控器，所述本地監控器為與上位機實現數據溝通的PC機，本地監控器經局域網與上位機相連接。
5.根據權利要求1所述的一種桌面型文件流轉管理系統，其特征在于設有至少一個移動監控器，所述移動監控器設有GSM通信模塊以及GPRS模塊。
6.一種基于如權利要求1-5中任意一項所述的桌面型文件流轉管理系統的文件流轉管理方法，其特征在于包括以下步驟: 步驟1:通過文件管理器完成文檔信息錄入:將射頻標簽粘貼在文檔上，使射頻標簽對文檔進行標記，通過文件管理器中的射頻讀寫器讀取文檔上的射頻標簽，并將讀取信息上傳至上位機； 步驟2:文件歸檔，將完成信息錄入后的文件放入文檔柜，具體為操作人通過指紋刷取開啟文檔柜上的指紋密碼鎖，密碼鎖采集到指紋信息，經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機將其與數據庫中的權限進行比對，若操作人具有操作權限，則上位機向柜體的控制器下發開門指令，控制開啟柜門，操作人將文件放入柜體，在放入的過程中觸發紅外傳感器，該觸發結果反饋至柜體上的控制器，控制器控制射頻識別機構對文檔柜內射頻標簽進行檢測，并將檢測結果上傳至上位機，上位機確認并記錄該文件已放入文件柜，上位機向本地監控器或移動監控器發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機向柜體上的控制器下發報警提示命令，控制器通過液晶屏和報警器向外輸出報警信號，與此同時上位機向本地監控器或移動監控器發送操作失敗提示信息； 步驟3:文件盤點，在柜門關閉狀態下，上位機按照每秒I次的頻率查詢各個文檔柜的狀態，包括文檔柜在線狀態、內部溫濕度、紅外狀態、柜門開關狀態，如果狀態都正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果有狀態不正常則上位機通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理； 上位機按照每10秒的頻率查詢各個文檔柜中的文件狀態，將查詢結果與上位機內存儲信息進行比對，如果文件狀態正常則通過本地監控器或移動監控器進行狀態顯示，如果文件狀態不正常則進行報警、提示處理； 上位機定時對各文檔柜進行狀態檢測，且其數據傳輸為密文傳輸，當文檔柜因故障或人為嚴重破壞后，該文檔柜的狀態返回就沒有，此時上位機即可判斷到該文檔柜斷網，從而通過本地監控器或移動監控器進行報警、提示處理； 步驟4:取閱文件，操作人員到文件柜刷取指紋，指紋密碼鎖采集到指紋信息并經柜體上的控制器將刷取的指紋信息傳遞給上位機，上位機根據數據庫中的權限進行比對，若操作人有操作權限，則上位機下發開門指令給柜體上的控制器，柜體上的控制器控制開關打開柜門，打開柜門后，操作者拿去所需文件，文件被取走后觸發紅外傳感器，該信號被柜體上的控制器捕獲，柜體上的控制器控制射頻讀寫機構檢測射頻標簽，并將檢測信息發送給上位機，上位機根據當前標簽信息和之前標簽信息對比，可判斷出本次取出文件為哪份文件并做記錄，上位機向移動終端平臺發送操作成功提示信息；若操作人無操作權限，則上位機下發報警提示命令給柜體上的控制器，柜體上的控制器通過液晶顯示屏和報警器進行報警提示，上位機向移動終端平臺發送操作失敗提示信息，同時上位機進行報警提示。
7.根據權利要求6所述的一種文件流轉管理方法，其特征在于步驟3中當取用文件的操作人員無權限時，可以通過移動監控器向上位機發送申請新號，如果申請被批準，則操作人員可以獲取查閱權限，可以到文件柜中取閱文件，其過程與正常文件取閱過程相同；若申請不被批準，則該操作過程會被記錄，并由上位機控制移動終端平臺發送提示信息，且上位機進行報警提示。
【文檔編號】G05B19/418GK104331782SQ201410684378
【公開日】2015年2月4日 申請日期:2014年11月25日 優先權日:2014年11月25日
【發明者】李顯科, 朱慶賢, 劉成永, 高明, 谷海明, 李民, 張友春, 向俊敏, 夏俊玲 申請人:威海北洋電氣集團股份有限公司